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会计人须知-常用账务差错查找方法以及发现记账错误如何处理?

时间:2018-03-06 浏览:

常用财务差错查找方法:

一、漏记、重记速查法

可以通过点计发生额笔数进行初步判断。

一般来说,当账面上的发生额笔数与记账凭证对应方的笔数不等时,就表明出现了漏记、重记的差错。

对于漏记,检查时首先要看记账凭证上是否有与差错值相等的数。如果账面借方出现漏记,则漏记差错必定发生在记账凭证的借方;反之亦然。如果在记账凭证的对应方出现多笔与差错值相等的情况,不仅要检查笔数的多少,还要检查是哪一笔漏记了,以便加以更正。

重记的情形与漏记相仿,只不过漏记是账面笔数比记账凭证少,重记是账面笔数比记账凭证多。其查错方法原理是一样的。

二、窜账差错速查法

可以通过掌握窜账差错的特征和规律迅速判断出错范围。

所谓窜账差错,是指把应该记到甲账户的会计事项记到了乙账户。其主要特征是,在报表平衡的情况下出现了2个或2个以上账户余额分别有差错值,而且其绝对值之和相等。正负号相反(这时,为账户间的窜账差错);或者,在同一个账户平衡的情况下出现了2个或2个以上明细账户余额分别有差错值,而且其绝对值之和相等、正负号相反(这时,为同一账户内的各明细账户之间的窜账差错)。

出现窜账差错时,由于甲账户记在了乙账户,所以对于甲账户来说是漏记了,而又号于乙账户来说,又是多记了。

具体检查方法是,当检查2个或2个以上账户(或明细账户)时,发现有与它差错值绝对值相等的借贷发生额,就很可能是出现了窜账差错。

三、反账差错速查法

可以通过点计发生额笔数缩小检错范围。

所谓反账差错,是指在记账时记反了借贷方向,或者在正确方向记反了红蓝字,从而导致记账差错。

如果账面上借方笔数大于凭证笔数。账面上贷方笔数小于凭证笔数,而且笔数相等,那么基本上可以判定为反账差错。这时,差错出在应该记在贷方的笔数记在了借方。相反,如果账面上贷方笔数大于凭证笔数,而账面上借方笔数小于凭证笔数,而且笔数相等,那么基本上可以判定也是反账差错。这时,差错出在应该记在借方的笔数记在了贷方。

出现反账差错后,也可能账面与记账凭证在借贷方的发生额笔数不多不少。这时很可能是某一方的红蓝字记反了,只要检查一下本期记账凭证中有无发生红字冲正现象即可。如果有,则要着重核实一下,如果没有,则可以不考虑这个因素。

以上是账面与记账凭证进行核对的检查方法。除此以外,反账差错也同样可能出现在总账与明细账的平行登记中。当发现明细账本期发生额与总账发生额不等,而其差错值又为2的倍数时,应该考虑到是否明细账记反了。这时候,明细账发生额差错值的绝对值,就是记反账那笔数的2倍。

会计人须知-常用账务差错查找方法以及发现记账错误如何处理?

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发现记账错误如何处理?

1.划线更正法

在填制凭证、登记帐簿过程中,如发现文字或数字记错时,可采用划线更正法进行更正。即先在错误的文字数字上划一红线,然后在划线上方填写正确的记录。在划线时,如果是文字错误,可只划销错误部分;如果是数字上错误,应将全部数字划销,不得只划销错误数字。划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。更正后,经办人应在划线的一端盖章,以示负责。

2.红字更正法。

在记账以后,如果在当年内发现记帐凭证所记的科目或金额有错时,可以采用红字更正法进行更正。所谓红字更正法,即先用红字填制一张与原错误完全相同的记帐凭证,据以用红字登记入帐,冲销原有的错误记录;同时再用蓝字填制一张正确的记帐凭证,注明“订正×年×月×号凭证”,据以登记入帐,这样就把原来的差错更正过来。应用红字更正法是为了正确反映帐簿中的发生额和科目对应关系。例如,李明出差,借差旅费5000元,开出现金支票支付。记帐时本应贷记“银行存款”科目,而却误记“现金”科目,并已登记入帐。其更正方法如下:

①用红字金额填制一张与原错误分录相同的记帐凭证,分录如下:

借:其他应收款――李明 5000

贷:现金 5000

②用蓝字填制一张正确记帐凭证,其分录如下:

借:其他应收款――李明 5000

贷:银行存款 5000

有时,根据记帐凭证分别记入有关科目并无错误,但所填的金额大于应填的金额时,也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记帐凭证,据以登记入帐,以冲销多记部分,并在帐簿摘要栏注明“注销×年×月×号凭证多记金额”。例如,采用商业汇票结算方式,收到购货方开出并承兑的商业汇票10000元,作为销售实现。在填制记帐凭证时,将金额10000元误记100000元,多记了90000元,并已入帐。其误记分录为:

借:应收票据 100000

贷:商品销售收入 100000

为了更正有关帐户多记的900O0元,就应用红字金额填制一张记帐凭证。其分录如下:

借:应收票据 90000

贷:商品销售收入 90000

根据此记帐凭证登记入帐后,使“应收票据”和“商品销售收入”两科目原来的错误记录都得到了更正。

3.补充登记法。

在记帐以后,发现记帐凭证填写的金额小于实际金额时,可采用补充登记法进行更正。更正时,可将少记数额填制一张记帐凭证补充登记入帐,并在摘要栏注明“补充×年×月×日×号凭证少记金额”。例如,通过开户银行收到某购货单位偿还的前欠货款6500元,在填制记帐凭证时,将金额误记为5600元,少记了900元,并已登记入帐。更正时,应将少记的900元用蓝字填制一张记帐凭证,并登记入帐。其补充更正分录是:

借:银行存款 900

贷:应收帐款 900

根据此记帐凭证登记入帐后,使“银行存款”和“应收帐款”两科目的原来错误都得到了更正。

红字更正法和补充登记法都是用来更正因记帐错误而产生的记帐差错。如果记帐凭证无错,只是登记入帐时发生误记,这种非因记帐凭证误记的差错,无论何时发现(在实际工作中,由于定期核对帐目,不可能经过很长时间才被发现)都不能用这两种方法更正,而应用划线法进行更正。因为记帐必须以凭证为根据,一张记帐凭证不仅是登记明细帐的根据,也是汇总登记总帐的根据。在同一记帐根据的基础上,不一定两种帐同时都记错,假如总帐未记错,只是某一明细科目记错了数字,如果为订正这一明细科目差错,而采用了红字更正法或补充登记法,势必影响总帐发生变动,即将原来的正确数订正为错误数。所以,非因记帐凭证误记的差错只能用划线更正法进行更正。

以上只是对当年内发现填写记帐凭证或登记帐簿错误而采用的方法,如果发现以前年度记帐凭证中有错误(指科目和金额)并导致帐簿登记错误的,应当用蓝字填制一张更正的记帐凭证。

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